Společnost Albatros Media má nový Etický kodex. Vytvořili jsme jej ve spolupráci s HR oddělením a nejvyšším vedením společnosti, a také s ambasadory z řad zaměstnanců. Obsah kodexu, respektive témata, která pokrývá, vzešel z několika společných workshopů a diskusí. Obsah jednotlivých kapitol jsme rovněž tvořili společně.

Smyslem etického kodexu je jasně definovat, co je žádoucí a co je nežádoucí chování a jak se v dané situaci zachovat. Impulsem pro vznik kodexu byla jak velikost, tak vyzrálost firmy, ale také požadavky Nového zákona o ochraně oznamovatelů. Proto součástí tvorby kodexu bylo i zahrnutí a propojení s platformou Nenech to být.

Jak to začalo

Se společností Albatros Media spolupracujeme už řadu let. Naše spolupráce začala tím, že nás tato firma oslovila s požadavkem, abychom začali nějakým způsobem pracovat se značkou zaměstnavatele.

Při jedné z našich pravidelných schůzek s kolegyněmi z HR přišla řeč na téma etického kodexu. Vedení společnosti totiž došlo k názoru, že společnost dorostla do takové velikosti, že potřebuje ucelený dokument, který dá dohromady zásady etického chování a který dokáže definovat, co je to žádoucí a nežádoucí chování.

Shodli jsme se na tom, že Etický kodex vlastně vyjadřuje kulturu společnosti, což je důležitá součást tzv. Employer Brandingu. A proto jsme se do tvorby pustili společně.

K čemu je Kodex?

Etický kodex je dokument popisující principy chování zaměstnanců společnosti, a to jak mezi sebou, tak ve vztahu k zákazníkům, dodavatelům a dalším zúčastněným stranám.

Jde o soubor konkrétních pravidel, která vycházejí z hodnot a principů firmy. Chrání ji před nežádoucím chováním, které by mohlo vystavit firmu i zaměstnance různým postihům a také ztrátě dobré pověsti.

Zaměstnancům, zejména nováčkům, pomáhá zorientovat se v pravidlech etického chování. Je to také nástroj, který prezentuje kulturu společnosti.

Etický kodex proto udává jasná pravidla, jak postupovat v případě nežádoucího chování a jaké postihy plynou z porušení pravidel, která stanovuje.

Jak jsme tvořili

Společně s kolegyněmi z HR oddělení jsme vytvořili tým, který si vzal tento projekt na svá bedra.

Nejprve jsme se podívali na to, jak to dělají jinde. Pak jsme s vedením firmy probrali jejich vizi Kodexu a očekávání. A nakonec jsme do toho vtáhli zástupce lidu, tedy ambasadory z řad zaměstnanců.

Nechali jsme se inspirovat

Naším prvním úkolem bylo prohlédnout weby či odkazy zajímavých společností, které již mají etický kodex vytvořený a veřejně přístupný. Inspirace je internetu opravdu hodně.

Některá díla se nám líbila více, některá méně. Nechtěli jsme, aby byla naše tvorba pouze dlouhý soubor psaných pravidel, co zaměstnanec může a co nesmí. Také proto jsme přidali tematické obrázky, tipy a příklady.

Díky inspiraci jsme vytvořili seznam témat, která by v žádném kodexu neměla chybět a byli jsme připraveni na první schůzku s managementem.

Pak jsme šli za vedením

Všechna témata jsme důsledně prodiskutovali. Nutno podotknout, že od managementu vzešla další témata, která by v kodexu AM neměla chybět, ale i ta, kterým bychom se při tvorbě měli vyhnout.

Každá firma je jedinečná, každá firma bude tedy mít pravidla nastavená trochu jinak.

O úspěchu kodexu rozhoduje nakonec to, zda ho vezmou za svůj i zaměstnanci. A jak lépe je k tomu přesvědčit, než je nechat vtáhnout do „děje“ – přizvat je k tvorbě Kodexu.

Proto po setkání s managementem přišlo na řadu setkání s vybranými zaměstnanci – ambasadory společnosti.

A pak za hlasem lidu

Také ambasadoři měli řadu zajímavých myšlenek (hlavně z praxe), které jsme mohli zakomponovat do naší tvorby.

Dozvěděli jsme se, jak reagují (nebo by reagovali) na případné nežádoucí chování nebo co by podle jejich názoru měl ještě kodex definovat.

Po sesbírání všech témat a názorů jsme se pustili do samotné tvorby.

Nakonec jsme to sepsali

Jednotlivá témata jsme seřadili do logických celků, ze kterých vznikly kapitoly.

Výzvou bylo navrhnout takové názvy kapitol, aby byl jejich obsah na první pohled zřejmý. A také aby nabádal čtenáře k dalšímu čtení. Jistě nám dáte za pravdu, že to je docela složitý úkol.

Texty kapitol pak vznikaly víceméně společnou tvorbou. Proběhla řada vášnivých online diskuzí nad jejich obsahem.

Po mnoha korekturách jsme konečně usoudili, že je čas ukázat Kodex majitelům společnosti.

Prezentace dopadla na výbornou a majitelé AM, manželé Horákovi, slíbili, že pro kodex sepíší úvodní slovo.

Nám zbývalo vše zabalit do hezkého grafického hávu a provést poslední korektury nejprve v užším týmu s HR oddělením a následně s vedením společnosti a zaměstnanci.

Oproti původnímu plánu (vytvořit vlastní fotografie) jsme nakonec použili fotky z fotobanky.

Kodex jsme ale doplnili originálními ilustracemi, v nichž hlavní roli hrály maskot AMy se svou novou přítelkyní, paní Knihou.

Nenech to být

Souběžně s tvorbou Kodexu probíhala také příprava vhodných komunikačních nástrojů pro oznamovatele, tzv. whistleblowery. Společnost se rozhodla pro platformu Nenech to být.

NNTB funguje jako online schránka důvěry. Zaměstnanci mohou přes aplikaci odesílat anonymní podněty a s pověřenou osobou řešit případné podezdření na nežádoucí chování.

Je to jednoduchý a bezpečný nástroj pro budování etické firemní kultury a uplatňování pravidel Etického kodexu.

Uvedení Kodexu do života

Etický kodex jsme původně zamýšleli vydat jako interní PDF dokument.

Inspirováni jinými firmami jsme se však rozhodli, že Kodex také publikujeme na kariérním webu Knihynásbaví.cz jako novou webovou stránku, aby byl snadno přístupný veřejnosti.

Nejdůležitějším krokem bylo představení Kodexu slovy generálního ředitele, pana Václava Kadlece. Ten jej oficiálně uvedl do života v rámci jedné z telekonferencí, které se zúčastnili všichni zaměstnanci společnosti.

Etickému kodexu věnovaly kolegyně z HR oddělení celé jedno vydání Pátečních Jednohubek (interní e-mailový zpravodaj).

Od té doby Kodex žije a je součástí běžného fungování společnosti.

V dalších Jednohubkách vznikla rubrika Etické okénko, kde kolegyně z HR zajímavým a zábavným způsobem komunikují jednotlivá témata Kodexu.

„S kolegy ze společnosti MenSeek spolupracujeme již několikátým rokem v oblasti Employer brandingu. Díky naší kontinuální spolupráci měli za tu dobu možnost poznat velmi dobře naši společnost, navnímat naši firemní kulturu a seznámit se i s našimi specifiky.

Při výběru partnera, který by nám pomohl s tvorbou a definicí Etického kodexu, jsme tedy logicky došli k závěru, že „MenSeeci“ jsou tím správným dodavatelem, kterého chceme ke spolupráci na našem projektu přizvat.

Společnost MenSeek pak navrhla celkovou strategii tvorby Etického kodexu a jednotlivé milníky projektu, navrhla grafické zpracování kodexu a jeho implementaci do života firmy a celým procesem nás provedla.

Společně jsme vytvořili základní dokument popisující principy etického chování zaměstnanců skupiny Albatros Media, jehož cílem je nastavit jednotné chápání jejich projevů v každodenní pracovní praxi a předejít tak případným sporům a rozdílům ve vnímání.“

Závěrem

Etický kodex slouží jako pomyslné vodítko a dobrý rádce, který zaměstnancům Albatros Media ukazuje správný směr a pomáhá jim k nejlepšímu rozhodování a upevňování vztahů.

Přispívá také k pozitivní atmosféře ve společnosti. Je to klíčový nástroj pro to, aby společnost zůstala stabilní, mohla se rozvíjet, být úspěšná a všichni kolegové společně s ní.

Přemýšíte u vás ve firmě nad Etickým kodexem? Napište nám, rádi si o tom s vámi popovídáme.