Na jednom našem webináři, jehož tématem byly Výzvy a trendy pro Employer Branding v roce 2022, se rozpoutala zajímavá diskuze na téma home office, práce na dálku, hybridní práce vs návrat zaměstnanců do kanceláří. Inspirováni diskuzí jsme se rozhodli, že uspořádáme workshop na toto téma.

Koncem dubna tedy proběhl workshop s názvem Back to office: Jak dostat kolegy zpět do kanceláří.

Témata workshopu byla následující:

• Je třeba dostat lidi zpět do kanceláří?
• Pokud ano, proč je to tedy potřeba?
• Jak motivovat kolegy k návratu?

Workshop proběhl paradoxně online, protože to vzhledem k rozmístění jeho účastníků dávalo největší smysl. Pro online setkání jsme tradičně využili nástroje od Google, jako je Meet, Dokumenty a Jamboard.

Jakým výzvám čelíme

V prvním kroku jsme účastníky (resp. účastnice) vyzvali k tomu, aby se zamyslely nad problémy, se kterými se potýkají. A aby je přeformulovaly do výzvy, kterou s námi budou sdílet.

Pro tento účel jsme zvolili naši oblíbeno metodu Jak bychom mohli (how might we). Výsledkem byl následující seznam.

Jak bychom mohli:

1. zjistit, zda chceme nebo potřebujeme mít zaměstnance zpět v kancelářích?
2. určit, které pozice to jsou? (Jen část? Nevyvolá to nekolegialitu?)
3. nastavit potřebná pravidla, abychom manažerům usnadnili práci?
4. zjistit, co zaměstnancům vyhovuje/nevyhovuje teď, jaké nastavení by uvítali?
5. edukovat zaměstnance, kdy je dobré být v kancelářích / kdy na home office?
6. motivovat zaměstnance, aby se na část práce vrátili do kanceláří?
7. komunikovat „framework“ – jaké nastavení od nich jako firma čekáme (např. je ok 100% home office, můžou se přestěhovat kamkoliv?)
8. přesvědčit management o poskytování větší flexibility? (nejen remote, ale i kratší úvazky)
9. najít správný balanc mezi “face to face time” a remote work?
10. budovat důvěru – naučit manažery být “lídry”? (leadership, který zvládne řízení na dálku)
11. nastavit pravidla – určit je pro všechny stejně?
12. přesvědčit vedení firmy, aby vše bylo jednotné a nikdo se necítil špatně?
13. komunikovat rozdíly mezi výrobou a THP? (oni mohou, my ne)
14. zjistit konkrétní výhody pro konkrétní lidi v konkrétní firmě? (motivátory)

4 hlavní kategorie

Následovalo třídění těchto témat. Vytvořili jsme 4 hlavní kategorie, které jsme smysluplně pojmenovali a probírali v tomto pořadí:

1. Analýza potřeb
2. Hledání řešení
3. Práce s managementem
4. Uvedení do praxe

Hledání řešení

Komunikace – uvedení do praxe

Koho potřebujeme v kanceláři

V rámci prvního brainstormingu jsme se zaměřili na zúčastněné strany a jejich potřeby.

Jak bychom mohli:

• Zjistit, zda chceme nebo potřebujeme lidi v kancelářích.
• Určit, které pozice potřebujeme v kancelářích.
• Zjistit, co zaměstnancům vyhovuje/nevyhovuje.
• Řešit rozdíly / možnosti výroba vs THP.
• Zjistit konkrétní výhody a motivátory

Výsledkem byly tyto nápady:

Nápady jsme shrnuli do těchto 4 hlavních směrů:

• Dotazníkový průzkum
• Rozhovory se zaměstnanci
• Rozhovory s manažery
• Studium jiných průzkumů 

Naše doporučení

Nejčastější formou průzkumu byl uváděn dotazník. Je to pochopitelné, přesto doporučujeme neschovávat se za dotazníky, ale jít přímo mezi lidi a hovořit s nimi. Ptát se přímo. Dotazník pak použít jako doplněk k průzkumu, k oslovení většího počtu lidí.

Vlastní pravidla vs legislativa

Ve druhém kole společné ideace jsme se zaměřili na hledání řešení a pravidel.

Jak bychom mohli:

• Určit pravidla pro snadnější práci manažerů

• Komunikovat “framework”

• Najít cesty k balance mezi face to face a remote

• Nastavit pravidla pro všechny stejně

Výsledkem byly tyto nápady:

Nápady jsme opět setřídili a vzniklo nám 6 myšlenkových směrů:

• Analýza výstupů z vlastních, příp. cizích dotazníků

• Návrh pravidel, vč. vytvoření kodexu (manuálu) pro práci na dálku

• Data – výběr hodných KPI a nástrojů, reportování pro manažery

• Testování – různé skupiny, testovací období, pilotní program, srovnání „v číslech“

• Informování a edukace zúčastněných stran – výhody a nevýhody, rady, tipy, doporučení

• Legislativní rámec – nesoulad mezi realitou a tím, co zákon káže

Naše doporučení

Spokojenost pramení z naplnění potřeb našich „uživatelů“. V našem případě jsou to manažeři a zaměstnanci. Je důležité pochopit potřeby obou stran a nastavit pravidla tak, aby spolupráce byla vyhovující pro obě strany.

Zajímavým tématem k diskuzi byl postřeh, jak velkou roli hraje v této situaci ego (manažerské) a nedůvěra v disciplínu lidí, pracujících na dálku.

Samostatnou kapitolou je pak legislativa, tady našim zákonodárcům ujíždí vlak a pro personalisty je nastavení pravidel velkým oříškem.

Jak vše zavést do praxe

Vzhledem k omezené délce trvání workshopu jsme v rámci třetí ideace spojili poslední 2 kategorie do jednoho kroku.

Zamysleli jsme se nad tím, jak bychom mohli:

• Přesvědčit management k poskytování flexibility

• Budovat důvěru, leadership, řízení na dálku

• Přesvědčit vedení o potřebě jednotného přístupu

• Edukovat zaměstnance o výhodách kanceláře / homeoffice

• Motivovat zaměstnance k práci v kanceláři

V poslední fázi našeho workshopu jsme došli k těmto nápadům:

Nápady jsme opět roztřídili a vznikly tyto hlavní kategorie:

• Data – sledování, vyhodnocování, odměňování dle výkonů

• Leadership – rozvoj manažerů, příklady z jiných firem, sdílení know how

• Přístup k lidem – jednotnost, zájem, ocenění práce všech

Tip pro vás

Kromě kodexu pro práci z domova a školení ohledně kreativity jsme na virtuální tabuli přidali ještě odkaz na knihu Nikdy nejez sám.

Z vlastní zkušenosti víme, že jídlo je jeden ze spolehlivých důvodů, který dokáže dát lidi dohromady 😉

Zjistěte víc na https://www.melvil.cz/kniha-nikdy-nejez-sam/

Naše doporučení

Je zřejmá důležitost sběru dat a jejich vyhodnocování. Manažeři mají rádi čísla, to víme. Ale i pro zaměstnance může být vyjádření jejich práce v různém módu (office / home office / nomád) řečí čísel užitečným argumentem a ukazatelem, sloužícím nejen pro jejich odměňování, ale také k vlastnímu rozvoji.

Když to shrneme

Z workshopu jsme si odnesli několik zajímavých postřehů. Manažeři si přejí návrat zaměstnanců do kanceláří, ale mnohdy přesně neví, proč. Když nevíte „proč“, těžko to vysvětlíte lidem, kterých se to týká. Proto je důležité najít skutečné důvody k návratu lidí do kanceláře.

Tyto důvody je pak nutné komunikovat a nastavit pravidla tak, aby spolupráce byla win – win. A protože co neměříme, to neřídíme, je pro obě strany užitečné, resp. nezbytné nastavit si vhodné ukazatele a sledovat jejich vývoj v různých módech spolupráce. Případně na ně navázat systém odměňování.

Neměli bychom také zapomínat na kolegy, pro něž je práce z domova / na dálku pasé, např. lidé od výrobních linek. V neposlední řadě je dobré mít na paměti, že dobré jídlo spojuje vždy 😉

Řešíte také návrat kolegů do kanceláří? Jak se vám v tom daří? Podělte se s námi o vaše zkušenosti na info@menseek.eu.