Znáte to. Připravujete nový projekt a veškeré úsilí soustředíte na pečlivě definovanou cílovou skupinu uživatelů. Jenže každá iniciativa má většinou přesah a existují další účastníci, kterých se nějakým způsobem dotýká. Když je vynecháme ze hry, má to své důsledky.

Pokud zapomeneme nebo záměrně vynecháme důležité osoby z přípravy a realizace projektu, hrozí nám dvě zásadní věci.

• přijdeme o cenné nápady, názory, zkušenosti lidí, na které projekt přímo necílí,
• ti, na které jsme zapomněli, to budou sabotovat; prostě vám do toho hodí vidle.

V praxi to vypadá tak, že se projekt vyvine špatným směrem, zdrží se díky selhání během testů a následným korekturám nebo se rozbije celý koncept. To znamená mrhání časem, penězi a hlavně lidskou energií.

Naše trpká zkušenost

Před pár lety jsme pracovali pro jednu globální společnost. Projekt byl zaměřen na komplexní Employer Branding. Spolupráci, kterou jsme navázali díky setkání na jednom z našich workshopů, iniciovaly dámy z HR oddělení společnosti, se kterými jsme se na workshopu potkali.

Tradičně prvním krokem bylo setkání s top managementem společnosti. Diskutovali jsme o smyslu projektu a jeho cílech.

Další fáze projektu byla zaměřena na průzkum mezi zaměstnanci prostřednictvím empatických rozhovorů. Tato fáze proběhla perfektně včetně následné analýzy a prezentace výsledků managementu.

Problém nastal v okamžiku, kdy jsme chtěli manažery zapojit do společné práce formou branstormingu a kreativních workshopů. Jejich očekávání bylo, že jako agentura přineseme hotové řešení na míru na stříbrném podnosu. Se zapojením do diskuze a ideace nepočítali.

„Vy jste profesionálové, vy nám musíte říct, co teď máme dělat.“

Uprostřed projektu jsme již nedokázali vysvětlit, že žádné řešení typu „one size fits all“ neexistuje, ale že je třeba jej společně vytvořit. Že je třeba dát hlavy dohromady, generovat nápady, experimentovat, testovat a postupně ladit řešení směrem k excelenci.

Nakonec jsme se dohodli na ukončení projektu někde uprostřed tvorby.

Poučení: Domnívali jsme se, že lidé, kteří rozuměli podstatě naší spolupráce (dámy z HR, které byly na našem workshopu), to vysvětlí svým kolegům, zapojeným do projektu. Zatracené domněnky! Od teď se budeme více zaměřovat na zmapování všech zapojených stran, hlubší pochopení jejich očekávání a detailnější vysvětlení principů spolupráce.

    Zdroj: https://www.leanovate.de/

Jak tedy na stakeholders?

Pojem stakeholder má více významů. Můžeme ho chápat jako skupinu či jednotlivce, kteří ve vztahu k podniku něco získávají či ztrácejí.

Nepohybujeme se pouze uvnitř firmy nebo mezi lidmi s vysokým postavením, ale také mezi lidmi „tam venku“, které rozhodnutí firmy významně ovlivní.

1. Identifikace hráčů

Stakeholdeři mohou být organizace i jednotlivci. Pamatujte však na to, že nakonec vždy budete mluvit s lidmi. Proto si nejprve musíme uvědomit, kdo naši jednotliví stakeholdeři skutečně jsou.

V úvahu připadají 3 základní skupiny, které hodnotíme podle vzdálenosti od firmy:

Inspirujte se tabulkou a zkuste si uvědomit, kdo je s vámi ve hře.

2. Určete si důležitost hráčů

V předchozím bodě jsme rozdělili stakeholdery na základě jejich vzdálenosti od firmy. Teď přišel čas určit, kteří z nich jsou prioritní. Proč je to nutné?

Někteří lidé mohou mít sílu podpořit, ale také zablokovat váš projekt.

Proto si musíte udělat jasno například v tom, jestli náhodou některé straně nezasahujete do plánů a nebude se vám snažit zabránit v jejich provedení. Jiným se zase může váš nápad líbit a mohou mít moc vás podpořit.

Následující graf ilustruje možnost rozdělení vašich „spoluhráčů“ do 4 kvartálů:

• Velká moc i zájem (Přistupujte osobně): tyto lidi musíte plně zapojit, zainteresovat a vyvinout maximální úsilí k jejich uspokojení.

• Velká moc, malý zájem (Udržujte spokojené): věnujte těmto lidem dostatek času a informací, ale ne natolik, abyste je zatěžovali nebo začali nudit.

• Malá moc, velký zájmem (Udržujte informované): adekvátně je informujte a mluvte s nimi. Ujistěte se, že nevzniknou žádné zásadní problémy. Tito lidí mohou často velmi pomoci s rozvojem vašeho projektu.

• Malá moc, malý zájem (Sledujte): sledujte je, informujte, ale zbytečně je nezatěžujte nadměrnou komunikací.

3. Charakterizujte hráče podle zájmů, cílů a okolností

Teď přichází ta pravá zábava. Skloubíme první část, kdy jsme si identifikovali stakeholdery a zařadíme je do tabulky z druhého kroku.

Jako první se začneme ptát. Lidé jsou často docela otevření ohledně svých názorů a dotazování je často prvním krokem k vytvoření úspěšného vztahu.

Zjistíme tak, co od zúčastněných stran máme očekávat, jaké jsou jejich cíle, ale také to, jaký mají vztah k vašemu projektu a jak ho mohou ovlivnit.

Tyto otázky vás mohou inspirovat během rozhovorů:

• Jaké jsou vize, mise a cíle hráče v rámci organizace?

• Jaký mají finanční nebo emocionální zájem na výsledku vaší práce?

• Jaké je pole působnosti hráčů a jak velký mají vliv?

• Co je nejvíce motivuje?

• Kdo obecně ovlivňuje jejich názory a kdo ovlivňuje jejich názor na vás?

• Pokud pravděpodobně nebudou pozitivní, co si získá jejich podporu?

• Pokud si nemyslíte, že je budete moci získat, jak zvládnete jejich opozici?

• Existují nějaké kooperace mezi hráči a na čem tato kooperace závisí?

• Jaké informace od vás chtějí?

• Jaké jsou zkušenosti a požadavky stakeholdera ve vztahu k podniku?

• Jaké přínosy a náklady by mohl mít vztah pro stakeholdery?

• Jaký je jejich současný názor na vaši práci?

• Jaké zájmy stakeholdera jsou v rozporu s politikou či cíli organizace?

• Jaké zdroje stakeholder využívá či je ochoten využít?

• Koho jiného by mohly ovlivnit jeho názory?

To můžete jednoduše zpracovat do podobné tabulky. Pár slovy si určíte, co od daného stakeholdera můžete očekávat.

Jakmile máme vypsané všechny možné stakeholdery, přichází na scénu tabulka z minulého kroku.

Pamatujete, jak jsme si určovali hráče podle moci a zájmu?

Teď už víme, co můžeme očekávat a přišel čas si určit, kdo z nich je pro nás více důležitý a kdo méně. Na koho se více zaměřit, koho informovat a koho zbytečně nedráždit.

Jednoduchým způsobem, jak ukázat úroveň podpory vašich hráčů, je barevné kódování. Například dejte obhájce a příznivce zeleně, blokátory a kritiky červeně a ty neutrální oranžově.

Vizualizací těchto informací krásně zjistíte, koho je potřeba více přesvědčit o výhodách projektu, jaké stakeholdery si musíte držet blíže u těla a kdo naopak v projektu nehraje až tak velkou roli.

Shrnutí

Pojem stakeholder lze chápat mnoha významy. Jsou to strany či jednotlivci, kteří ve vztahu k firmě nebo projektu něco získávají či ztrácejí. Vyplatí se vám udělat si jasno v tom, jestli náhodou některé straně nezasahujete do plánů a nebude se vám snažit zabránit v jejich provedení.

Zajímejte se o lidi, kterým se váš nápad líbí a mají tu moc vaši snahu podpořit.